中小企業がビジネスチャットを導入すべき理由
現代のビジネス環境では、中小企業にとっても効率的な情報共有が重要課題となっています。限られたリソースを最大限に活かし、大企業に負けない競争力を持つためには、迅速で正確なコミュニケーション基盤が欠かせません。ここでは、その代表的な理由を紹介します。
メールや電話では限界がある情報共有の課題
従来のメールは複数人での議論がしづらく、重要な情報が埋もれやすいという問題があります。また、電話は記録が残らず、後から内容を確認できません。
中小企業では一人が複数の業務を担当することが多く、情報の抜け漏れが業務全体に影響するケースも少なくありません。ビジネスチャットなら、リアルタイムのやり取りと履歴管理が同時に行えるため、情報共有の質を大幅に向上できます。
テレワーク時代に求められるリアルタイムコミュニケーション
コロナ禍以降、テレワークやハイブリッドワークが普及し、物理的に距離のある社員同士の連携が不可欠になりました。ビジネスチャットを活用すれば、オフィスとほぼ同じスピード感でコミュニケーションが取れるようになります。
ファイル共有やビデオ通話とも組み合わせることで、在宅勤務者を含めたチーム全体の一体感も高まり、働く場所に左右されない業務体制を構築できます。
中小企業こそビジネスチャットで競争力を強化
中小企業は意思決定のスピードが速いという強みがありますが、それを最大限に活かすには迅速な情報共有が不可欠です。ビジネスチャットの導入により、市場変化への対応力や顧客対応のスピードが向上します。さらに、社員同士のナレッジ共有が促進され、組織全体のスキルアップや業務効率化にもつながります。
以下の記事では、主要なビジネスチャットツールに加えて、導入による効果や成功事例もあわせて紹介しているので、ぜひ一読ください。
中小企業向けビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶ際は、機能の多さより「実際に使い続けられるか」を重視することが重要です。限られた予算や人員で最大の効果を得るために、以下の７つのポイントを押さえておきましょう。
使いやすさとシンプルな操作性
中小企業ではITリテラシーに幅があるため、誰でも迷わず使える操作性が不可欠です。基本となるチャットやファイル共有が直感的に使えるか、スマホアプリが快適に動作するかを確認しましょう。特に現場部門や外出が多い社員はPCを開く時間が限られるため、モバイルでスムーズに使えるかが定着率に直結します。
無料プランやトライアルの有無
コストを抑えるためにも、無料プランや試用期間を活用して実際の使い勝手を試すことが重要です。無料でも基本機能が十分に利用でき、段階的に有料プランへ移行できる柔軟性があるか確認しましょう。テスト導入時は数名のチームで実際の業務に当てはめて評価すると、導入後の失敗を防ぎやすくなります。
セキュリティ対策と管理機能
ビジネスで利用する以上、適切な情報保護は必須です。アクセス権限やログ管理、バックアップなど基本的なセキュリティ機能を備えているか、管理者設定がシンプルであるかをチェックしましょう。中小企業では専任IT担当が少ないため、複雑な設定が不要で安心して任せられる設計かどうかも大切な判断基準になります。
料金体系とコストパフォーマンス
予算に合わせやすい料金体系かの確認も重要です。ユーザー数に応じて調整できるか、最低利用期間や追加費用の有無など、運用後のコストまで含めて比較しましょう。長期契約割引や年額プランの有無もコストに大きく影響するため、将来の利用人数の増減を見越してシミュレーションしておくことが有効です。
外部ツールとの連携機能
会計システムや顧客管理システムなど、日ごろ使用するツールと連携できれば業務効率は大幅に向上します。連携設定が難しすぎないか、APIや自動化ツール（Zapierなど）に対応しているかも確認しましょう。
また、既存システムとの相性次第では業務フローが大きく改善することもあります。導入前に、どの場面で連携を活用したいのかを明確にしておくと、ツール選定がよりスムーズに進みます。
サポート体制の充実度
IT担当者が少ない中小企業では、サポートの質が導入成功の鍵になります。日本語対応かどうか、問い合わせ窓口の種類、導入支援の有無などを確認しましょう。特に初期設定や運用ルールの構築でつまずきやすいため、伴走支援が充実しているベンダーなら、社内定着まで安心して進められます。
導入実績と中小企業での活用事例
同規模の導入実績があるツールは、中小企業の課題に適した機能を備えている傾向があります。公開されている事例や効果の数値を確認し、自社での使用イメージを具体的に描きましょう。近い業種の成功事例があれば社内提案の説得材料にもなり、導入後の運用方法をイメージする助けにもなります。
中小企業におすすめのビジネスチャット比較
ここからは、中小企業での導入実績が豊富で、実用性と費用対効果に優れたビジネスチャットツールを厳選して紹介します。それぞれの特徴や中小企業にとってのメリットを踏まえ、自社に最適なツール選びの参考にしてください。
Chatwork
- はじめてのビジネスチャットに最適なシンプルで使いやすいツール
- お悩みを解決する豊富なサポートで「使いこなし」を後押し
- 国産サービスで安心・安全なセキュリティ
株式会社kubellが提供する「Chatwork」は、国内最大級の導入実績を持つビジネスチャットです。シンプルで迷わず使える操作性と、国産ならではの安心感が強みで、ITリテラシーに差がある中小企業でもスムーズに定着します。初期設定も容易なため、専任担当者がいない企業でも導入しやすい点が大きなメリットです。
kintone
- シンプルな画面デザインで、誰でもかんたんに使える
- プロジェクトやチームごとに情報を整理して集約
- 取引先など、社外のメンバーともセキュアにやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、チャット機能に加え、業務管理を一元化できるプラットフォームとして中小企業の業務改善に大きく貢献します。プログラミング不要で自社に合わせたアプリを作成できるため、表計算や紙文化による情報散在を解消しやすい点が魅力です。部署横断で情報を共有しにくい中小企業に特に適しています。
Coo Kai BBS/掲示板
- Microsoft 365のデータ活用で掲示板単位での公開範囲の設定が可!
- 既読峻別機能やコメントなど、コミュニケーション活性化機能多数
- 他サービスからのデータ移行、Webサイトなどへの埋め込みも可能!
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai BBS/掲示板」は、Microsoft 365と連携して使える掲示板型のコミュニケーションツールです。既存のMicrosoft 365環境をそのまま活かせるため、追加のツール管理や教育コストを抑えられる点が中小企業にとって大きなメリットです。情報をテーマごとに整理しやすく、属人化しがちな業務の共有にも役立ちます。
Slack
- 安全で検索可能な1か所にコミュニケーション集約
- Slack AIでチームの集合知を活用し、生産性を向上
- コーティングなどの技術スキル不要で、定型業務を自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、世界中で利用されているビジネスチャットツールです。AI機能や自動化ワークフローにより、少人数でも業務効率を大きく引き上げられるため、人手不足に悩む中小企業にも最適。3,000以上のアプリと連携でき、既存システムとの接続も容易で拡張性が高い点が魅力です。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、高いセキュリティ性能を備えたビジネスチャットです。オンプレミス導入にも対応し、情報管理に厳しい中小企業でも安心して利用可能。社内外ユーザーをまとめて管理できるため、取引先やパートナー企業との連携が多い企業にも適しています。
TUNAG
- 感謝や称賛を可視化し、働きがいと文化を育む社内SNS
- 社内チャットで日常連携を強化し、情報共有もスムーズに！
- PC／スマホ対応で全従業員が使いやすい！
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、社内SNSに特化したコミュニケーションツールです。サンクスカード機能により職場の関係性を可視化し、組織力向上を支援します。小規模組織でもコミュニケーション活性化がしやすく、離職防止や企業文化づくりに取り組みたい中小企業に適したサービスです。
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中小企業がビジネスチャットを導入時する際の注意点
ビジネスチャットは便利なツールですが、導入するだけで効果が出るわけではありません。中小企業では人手不足や属人化、紙文化が残るなどの状況から、新しい仕組みへの移行に戸惑いが生じやすく、定着までに時間がかかるケースも多く見られます。運用方法や社内の理解を丁寧に整えることで、ようやく本来のメリットを発揮できます。
ここでは、中小企業が導入時に押さえておきたいポイントを紹介します。
社内への浸透と定着化の工夫
中小企業では、一人ひとりの業務負荷が大きいため、新しいツールに抵抗を示す社員が出ることも珍しくありません。まずは前向きに取り組めるメンバーから小さく開始し、成功事例を共有して社内に広げると抵抗感が軽減されます。
メールや電話を急に廃止するのではなく、一定期間は併用しながら徐々に移行することで、日常業務への影響を最小限にできます。定期的な勉強会や活用例の共有も、中小企業での定着を促す重要な取り組みです。
ルール設定と運用体制の整備
少人数の組織では個々の判断で運用がばらつきやすく、結果的に混乱を招くことがあります。そこで、チャットで扱う情報の範囲や緊急連絡の方法、返信ルールなど、基本的な運用方針をあらかじめ決めておくことが大切です。
また、情報漏えいや誤発信を防ぐための最低限のルールも必要です。中小企業の場合、運用担当者を明確にして質問窓口を一本化すると、全社員が安心して利用しやすくなります。
段階的な導入とスモールスタート
中小企業はリソースに限りがあるため、全社一斉導入よりも小規模な部署からのテスト運用が効果的です。小さなチームで実際の業務に組み込みながら問題点を洗い出し、改善したうえで全社展開することで失敗のリスクを大きく減らせます。
初期は基本機能だけを使い、慣れてきた段階でタスク管理や外部連携など高度な機能を追加する方が、負担をかけず定着させやすい運用方法です。
まとめ
ビジネスチャットは、中小企業における情報共有のスピード向上や業務効率化に大きく貢献するツールです。自社の課題や運用方針に合ったツールを選び、スモールスタートやルール整備などの工夫を取り入れることで、社内コミュニケーションの質は大きく向上します。ぜひ資料一括請求を活用し、自社に最適なビジネスチャット選びを進めてください。
